Lista de verificación de documentos de exportación e importación

Los cuatro documentos esenciales

Cuatro documentos están en el centro de casi todo envío marítimo, y cada uno responde a una pregunta distinta. La factura comercial declara cuánto valen las mercancías —comprador, vendedor, valores, moneda e Incoterms— y la aduana de ambos lados la usa para calcular aranceles. La lista de empaque dice qué hay físicamente en el envío: bultos, pesos y dimensiones por caja, para que un inspector encuentre una caja específica sin abrir todo. El conocimiento de embarque es el contrato y recibo de la naviera, y el documento de título que tu consignatario necesita para liberar el contenedor. El certificado de origen, normalmente emitido por una cámara de comercio, declara dónde se fabricaron los bienes y puede reducir aranceles bajo acuerdos comerciales preferenciales.

Preparamos y verificamos los cuatro antes de que el contenedor zarpe, porque un error descubierto en destino cuesta mucho más corregirlo.

Del lado de China: la declaración de exportación

Antes de salir de China, un contenedor debe pasar la aduana de exportación, y nosotros presentamos esa declaración en tu nombre. Lo que necesitamos de ti es simple: valores reales de la mercancía, los códigos HS correctos de cada línea de producto, datos del proveedor (razón social, dirección y contacto) y la información del consignatario exactamente como debe aparecer en el conocimiento de embarque. Si tu proveedor tiene licencia de exportación, embarcamos bajo su declaración; si compras en fábrica sin ella, podemos tramitar la declaración de exportación por nuestros propios canales.

El valor declarado debe coincidir con la factura comercial y los códigos HS deben coincidir con la mercancía: la aduana de destino comparará la declaración de exportación con tu entrada de importación, y las discrepancias son uno de los detonantes más comunes de inspección. Acertar con estos tres datos al reservar evita casi todos los problemas posteriores.

Del lado de destino: la entrada de importación

En destino, la entrada de importación debe presentarla un agente de aduana local con licencia: los requisitos varían por país, y nosotros preparamos todo lo que el agente necesita. Algunas particularidades por ruta que conviene conocer:

• Estados Unidos: los datos del ISF '10+2' deben presentarse ante CBP antes de que el contenedor se cargue en China; un ISF tardío o faltante puede significar multas y retenciones.
• Unión Europea: el importador necesita un número EORI registrado antes de presentar la entrada.
• México: las importaciones se despachan mediante un pedimento presentado por un agente aduanal mexicano con licencia — conoce nuestras rutas a México.
• Australia y Nueva Zelanda: bioseguridad estricta — el embalaje debe estar limpio y las cajas de madera deben estar tratadas y selladas según ISPM-15, sobre todo en las rutas a Australia.
• Muchos mercados africanos: exigen certificado de origen (y a veces inspección previa al embarque) para despachar.

Dinos el puerto de destino al reservar y confirmaremos el set exacto de documentos para esa ruta.

Cinco errores que causan retrasos

La mayoría de los retrasos en aduana se remiten a unos pocos errores repetidos, y todos se pueden prevenir al reservar:

1. Discrepancias de valor en la factura — el valor declarado en la entrada de importación difiere de la factura comercial, lo que dispara consultas o inspecciones.
2. Códigos HS incorrectos — clasificar por encima para aparentar cumplimiento o por debajo para evitar aranceles; ambos caminos terminan en multas y reclasificación.
3. Falta de tratamiento ISPM-15 en cajas y pallets de madera — la bioseguridad de Australia y Nueva Zelanda retiene o reexporta el contenedor.
4. ISF presentado tarde — los contenedores con destino a EE. UU. deben tener los datos 10+2 presentados antes de la carga, no después.
5. Datos del consignatario que no coinciden con el B/L — un nombre o dirección distinta entre la factura y el conocimiento de embarque bloquea la liberación de la carga.

Verificamos los cinco en cada expediente antes de cargar el contenedor.

Con DDP operamos ambos extremos

Si prefieres no ocuparte de la aduana, DDP (Delivered Duty Paid) pone ambos extremos en nuestras manos: tramitamos la declaración de exportación en China y el despacho de destino, y los aranceles e impuestos quedan pagados antes de que la mercancía llegue a tu puerta. Un solo contacto es dueño de toda la cadena —documentos, agentes de aduana, aranceles—, y por eso la mayoría de los importadores primerizos lo eligen.

Nuestro servicio DDP es más fuerte en las rutas a EE. UU. y Canadá, donde tenemos relaciones consolidadas con agentes locales y podemos cotizar puerta a puerta con aranceles incluidos; en otras rutas está disponible caso por caso. Ten en cuenta que la carga con destino a Guyana hace transbordo en ruta, así que la misma disciplina documental aplica con un puerto extra de por medio. Para comparar precios bajo cada Incoterm, consulta nuestra guía de costos.